Category

News

1200 registrerte avvik gir merverdi

By | News | No Comments

God avvikshåndtering handler om å få oversikt på hva en virksomhet kan gjøre bedre, identifisere årsak og definere nye rutiner for å unngå at det samme skjer igjen. Registrering av gjentatte avvik og behandling av dem kan være lønnsomt, men hvordan komme i gang? Og hvordan få ansatte til å melde avvik?  

Utfordringen kan i mange tilfeller være å utnytte systemets fulle potensiale og få alle medarbeidere og ledere til å benytte seg av løsningen. F5 IT har tatt en prat med Prosessansvarlig Linda Dalland Amundsen hos Tryg Forsikring som nå har benyttet avvikssystemet Smart Deviation i rett over ett år. 

Linda Dalland Amundsen, Prosessansvarlig Bygning, Eiendeler og Reise

Kvalitet og enkelt brukergrensesnitt

– For oss var det viktig å ha et avvikssystem som er enkelt i bruk både for melding og oppfølging av avvik. Videre ønsket vi et system som ga oss muligheter til selv å konfigurere. For eksempel med tanke på hvilke fokusområder vi til enhver tid ønsker å jobbe med, påpeker Amundsen og legger til. – God statistikk for oppfølging både overordnet og mer ned i detaljene er også viktig for oss. 

Virksomheter som er gode på å håndtere avvik, øker både produktivitet og kvalitet samtidig som de bygger en kultur for læring og forbedring. Hvorfor er det viktig for Tryg Forsikring å registrere avvik?
– Å jobbe med avvik ser vi som et viktig bidrag til å øke kvaliteten på arbeidet våre leverandører utfører på Tryg Forsikrings vegne og også kunne avdekke hva som fungerer bra. Det ligger også en del besparelser knyttet til å jobbe systematisk med avvik, forteller Amundsen.   

Hvilke type saker registrerer dere i avvikssystemet? 
– Vi benytter avvikssystemet både i samarbeid med våre leverandører av tjenester innenfor skadereparasjon og til internt bruk, sier Amundsen. Det blir også lagt til rette for opplæring av alle ansatte for å sikre at alle kjenner til hvordan ett avvik blant annet registreres og følges videre. Det er registrert 1200 avvik og vi har rundt 100 interne brukere etter at vi tok Smart Deviation i bruk og dette har gitt oss god oversikt på områder som må forbedres.

Opplæring og rutiner

En av fordelene en oppnår med å ha et godt system for avvikshåndtering er at en sørger for at rutinene blir fulgt – alltid.
Hva er deres erfaring så langt med håndtering av avvik? – Våre interne brukere har raskt blitt fortrolig med å bruke systemet og vi opplever at vi i dag arbeider godt og konstruktivt med avvikshåndtering og oppfølging av disse ut mot våre leverandører.  F5 IT er selv opptatt av å se nye muligheter for løsningene de leverer og få innspill til forbedringer. Så vi stiller et spørsmål som er viktig både for oss og før løsningen Smart Deviation. Er dere fornøyde med Smart Deviaton så langt? – Ja, Smart Deviation lever godt opp til de kriteriene vi satte som krav til et avvikssystem. 

Avvikshåndtering satt i system 

Alle ISO-standarder har det til felles at de skal skape kontinuerlig forbedring innen ulike fokusområder gjennom avviksbehandling. Har bruk av avvikssystem vist seg lønnsomt for dere på noe vis? 
 Ja, absolutt. Vi får satt avvikshåndteringen i et system som gir oss mulighet for god oppfølging. Videre bidrar det til å sette fokus på de områder som ikke fungerer optimalt og avvikshåndteringen bidrar til løpende forbedringer. Avvikshåndtering er også lønnsomt. Det bidrar til at våre leverandører forbedrer sin leveranse der det er potensiale for det, noe som gir økt kundetilfredshet. Vi opplever også besparelser i forhold til at avvikshåndteringen bidrar til å avdekke feil knyttet til kalkulasjon, legger Amundsen til. 

Avvikshåndtering satt i system.

Ikke smertefritt

I en kronikk skrevet av eavisen Computerworld understrekes det blant annet at å lykkes med digitalisering ikke er et teknologispørsmål. Øyvind Grøndalen påpeker at det er like viktig å sikre at teknologien blir utnyttet på best mulig måte. – Et viktig argument for at digitalisering skal drives nedenifra og opp er at de ansatte er eksperter på sine arbeidsområder, skriver Grøndalen.
Les hele artikkelen fra Computeworld her:  http://www.cw.no/artikkel/kronikk/lykkes-med-digitalisering-ikke-et-teknologi-sporsmal

Tips og råd fra Tryg Forsikring

Vi nærmer oss slutten av intervjuet. Har dere noen gode råd dere vil dele til de som skal bli gode på å registrere avvik? Amundsen tenker seg litt om før hun svarer.
– Fokus, fokus, fokus og å synliggjøre gevinstene av det å drive med systematisk avvikshåndtering over tid. Å melde et avvik kan i første runde føles som sløsing med tid, men gevinsten av å gjøre dette, er at vi opplever forbedring og dette sparer vi tid og penger på i det lange løp.
Les mer om Smart Deviation her 

Kom i gang med avvikshåndtering

Det er et kjent fenomen at det ikke alltid er en enkel sak å komme i gang med å registrere avvik, selv om systemet er enkelt å ta i bruk. Det er ingen tvil om at Tryg Forsikring har gjort en god innsats for å tilrettelegge og innføre rutiner som gjør at systemet tas i bruk både internt og eksternt. Resultatet av god avvikshåndtering er økt kvalitet og læring, forbedring og på sikt, økonomiske besparelser. Avvikssystemet Smart Deviation er utviklet av F5 IT sine egne utviklere som har stort fokus på brukergrensesnitt og hvordan det kan tilrettelegges den enkelte bransje. Vi deler gjerne erfaringer og råd til de som vurderer å ta i bruk system for avvikshåndtering.
Les mer om F5 IT og ta kontakt 

Fakta om Tryg forsikring

  • Tryg Forsikring er Nordens nest største skadeforsikringsselskap, med aktiviteter i Danmark, Norge og Sverige.
  • Tryg har ca 1000 ansatte i Norge, med norsk hovedkontor i Bergen. Hver dag sikrer vi med våre leveranser, trygghet for mer enn 3 millioner privatpersoner og mer enn 140 000 virksomheter.
  • Tryg Forsikring sin purpose er: «I en verden som forandrer seg, gjør vi det enklere å være trygg.» 

Fakta om avvikshåndtering er hentet her https://simpli.no/fagomrader/avviksbehandling/ og her
https://insights.syscomworld.com/2017/11/24/avvikshandtering-dette-ma-du-vite/

Få kontroll på dine prosedyrer

By | News

Standardisering av arbeidsprosesser og profesjonell håndtering av avvik bør være enkelt. Men hvordan skal vi komme i gang? Og hvordan passer dette inn med våre bransjespesifikke behov? Ved å standardisere bedriftens prosesser blir det enklere å kartlegge hvor det er behov for forbedringer og hva som må til for å skape bedre arbeidsflyt. Book en  gratis demonstrasjon av Smart Management i dag, så viser vi og forklarer hvordan løsningen fungerer.

Ja takk jeg vil gjerne ha en demonstrasjon av Smart Management.

Tilpasset din bransje

Utviklerne bak Smart Management har et bredt kompetansegrunnlag og lang erfaring på tvers av industrier og fagområder. Administrativt arbeid er tidkrevende og målet til de fleste bedrifter er å bruke mindre tid på administrativt og mer tid på det som er viktig. Med Smart Management får du oversikten du trenger for å øke kvalitet og få bedre kontroll over arbeidsprosesser, avvikshåndtering og kostnader. Utviklerne har blant annet hatt stort fokus på å levere en løsning som er enkel å ta i bruk, trygg og sikker løsning som ivaretar bedriftens informasjonssikkerhet og innfrir kravene satt av GDPR. Les artikkel om ny prosjektportal i Smart Management.

Vi har mange års erfaring på tvers av industrier og har blant annet samarbeidet med bedrifter fra:

  • Byggebransjen

    Effektivt prosjektstyringsverktøy.

  • Bank og finans
  • Helsesektor
  • Olje & gass

Hvorfor velge Smart Management?

  • Mindre papirarbeid
  • Økt kvalitet – gir fornøyde kunder
  • Bedre samarbeid mellom ledelse, ansatte og leverandører
  • Digitalisering og standardisering av arbeidsprosesser
  • Proffesjonel håndtering og oppfølging av avvik
  • Effektivt prosjektstyringsverktøy
  • Sømløst integrerbart

Demo tilpasset dine behov

Vi tilpasser demonstrasjon av Smart Management etter behov. Derfor vil vi gjerne ha litt informasjon fra dere i forkant slik at vi kan forberede oss på kjente problemstillinger som er relevante for deres bedrift. Ta kontakt med en av våre rådgivere

Smart Management oppgraderer

By | News

Vi er alltid opptatt av å finne de gode løsningene som bidrar til å effektivisere og forbedre forretningsprosesser for bedrifter. Utviklerne i F5 IT har nå oppgradert Smart Management med egen prosjektportal. Løsningen er allerede tatt i bruk og det brukervennlige grensesnittet gjør det enkelt å komme i gang.

Alt i ett system – NSE gruppen er godt i gang

– Vi har lenge operert med ulike systemer for prosjektstyring, avviksregistrering og standardisering av arbeidsprossesser. Dette blir fort uoversiktelig og vi bruker mer tid en hva som er ideelt på administrativt arbeid, sier Helge Olsen, CEO i NSE gruppen.

Bruk av verktøy for å øke samhandling og effektivitet i bedrifter skal i utgangspunktet være et steg i rett retning mot å bruke teknologi aktivt i bedrifter. Men med for mange verktøy, kan det fort virke mot sin hensikt, påpeker Helge.

I gangen hos NSE gruppen er folk i farten. Det er tydelig at her er det mye som skjer om dagen. NSE gruppen er en stor aktør innen stillas, bygg, overflatebehandling og andre entreprenør tjenester. Prosjektene varierer fra små prosjekter til store utbygginger. Behovet for et prosjektstyringssystem har lenge vert et faktum. Nå blir alt satt i samme system, noe som gjør hverdagen betraktelig bedre for ansatte og ledere. Les gjerne mer om Smart Management og hva det  tilbyr.

Fordeler med prosjektportal

Med den nye prosjektportalen får en oversikt over sentrale elementer for prosjektet som fremdrift, fullførte jobbpakker, siste opplastede rapporter, prosjektinformasjon med mer. Overvåk egen tidslinje for hvert prosjekt som raskt gir deg innblikk og status på hvor mye av arbeidet som er fullført og hva som gjenstår. Det er enkelt å legge til og fjerne deltakere slik at nødvendig informasjon og prosedyrer er tilgjengelig for de involverte i prosjektet. Det er også mulig å legge til eksterne deltakere slik at leverandører og eventuelt kunder kan kobles på. Løsningen består av en egen dokumentmodul som gjør det mulig å laste opp og gjøre tilgjengelig dokumentasjon og rapporter.
Dette er en trygg og sikker løsning som ivaretar bedriftens informasjonsikkerhet og innfrir kravene satt av GDPR.

Flere fordeler med Smart Management som et komplett system:

  • Mindre papirarbeid
  • Bedre samarbeid mellom ledelse, ansatte og leverandører
  • Digitalisering og standardisering av arbeidsprosesser
  • Proffesjonel håndtering og oppfølging av avvik
  • Effektivt prosjektstyringsverktøy

Utfordring

Det er et kjent faktum at å endre holdninger er en utfordring. «Tidligere har vi gjort det slik og det fungerte, så hvorfor skal vi gjøre noe nytt?» Oppfinner av Smart Management Jo Arild Tønnessen har lang erfaring i bransjen og god innsikt i hva som kreves for å lykkes med digitalisering.

– Teknologi i dagens samfunn er i lynrask endring. De fleste bedrifter bruker digitale løsninger som verktøy i bedriften, men færre forstår hvor viktig del digitalisering er for bedriftens strategi og verdikjede, påpeker Tønnessen, teknisk sjef i F5 IT.

Han påpeker også at uten strategisk forankring og aktiv deltakelse fra ledere og ansatte som tar eierskap i å bygge opp et slikt system er sannsynligheten liten for at bedriften vil lykkes. Derfor jobber F5 IT aktivt sammen med sine kunder for å forstå deres arbeidsmetodikk og prosesser for å sikre at løsningen vil dekke kundens behov.

En undersøkelse fra konsulent selskapet McKinsey viser at bedrifter kan øke produktiviteten med hele 25% – bare ved å endre arbeidsmetodene dine.

Løsning

Det er både tidsbesparende og kostnadseffektivt å ha et komplett system som du kan bygge alt rundt. NSE Gruppen har vert delaktig underveis i utviklingen av prosjektportal, noe som har vert en viktig faktor for resultatet vi nå sitter igjen med.

– Med en skybasertløsning kan du jobbe når du vil og hvor du vil. Du kan dele informasjon sømløst med interne og eksterne. Alt dette med èn bruker og ett system, tilføyer Tønnessen.

Tryg har valgt Smart Deviation som sitt avvikssystem

By | News

Fra og med 01.01.2018, har Tryg valgt å bruke Smart Deviation som sitt avvikssystem. Etter en konkurranse i høst falt valget på Smart Deviation. Hovedårsakene til valget fallt på at systemet utviklet av F5 IT er intuitivt, lett å ta i bruk og ligger foran andre tilsvarende løsninger når det kommer til funksjonalitet og muligheter løsningen byr på.  Systemet vil bidra til at Tryg kan kartlegge og kontrollere avvik på en effektiv og kontrollert måte. Tryg skal i hovedsak bruke systemet til å følge opp sine underleverandører.