1200 registrerte avvik gir merverdi

By February 5, 2019 News

God avvikshåndtering handler om å få oversikt på hva en virksomhet kan gjøre bedre, identifisere årsak og definere nye rutiner for å unngå at det samme skjer igjen. Registrering av gjentatte avvik og behandling av dem kan være lønnsomt, men hvordan komme i gang? Og hvordan få ansatte til å melde avvik?  

Utfordringen kan i mange tilfeller være å utnytte systemets fulle potensiale og få alle medarbeidere og ledere til å benytte seg av løsningen. F5 IT har tatt en prat med Prosessansvarlig Linda Dalland Amundsen hos Tryg Forsikring som nå har benyttet avvikssystemet Smart Deviation i rett over ett år. 

Linda Dalland Amundsen, Prosessansvarlig Bygning, Eiendeler og Reise

Kvalitet og enkelt brukergrensesnitt

– For oss var det viktig å ha et avvikssystem som er enkelt i bruk både for melding og oppfølging av avvik. Videre ønsket vi et system som ga oss muligheter til selv å konfigurere. For eksempel med tanke på hvilke fokusområder vi til enhver tid ønsker å jobbe med, påpeker Amundsen og legger til. – God statistikk for oppfølging både overordnet og mer ned i detaljene er også viktig for oss. 

Virksomheter som er gode på å håndtere avvik, øker både produktivitet og kvalitet samtidig som de bygger en kultur for læring og forbedring. Hvorfor er det viktig for Tryg Forsikring å registrere avvik?
– Å jobbe med avvik ser vi som et viktig bidrag til å øke kvaliteten på arbeidet våre leverandører utfører på Tryg Forsikrings vegne og også kunne avdekke hva som fungerer bra. Det ligger også en del besparelser knyttet til å jobbe systematisk med avvik, forteller Amundsen.   

Hvilke type saker registrerer dere i avvikssystemet? 
– Vi benytter avvikssystemet både i samarbeid med våre leverandører av tjenester innenfor skadereparasjon og til internt bruk, sier Amundsen. Det blir også lagt til rette for opplæring av alle ansatte for å sikre at alle kjenner til hvordan ett avvik blant annet registreres og følges videre. Det er registrert 1200 avvik og vi har rundt 100 interne brukere etter at vi tok Smart Deviation i bruk og dette har gitt oss god oversikt på områder som må forbedres.

Opplæring og rutiner

En av fordelene en oppnår med å ha et godt system for avvikshåndtering er at en sørger for at rutinene blir fulgt – alltid.
Hva er deres erfaring så langt med håndtering av avvik? – Våre interne brukere har raskt blitt fortrolig med å bruke systemet og vi opplever at vi i dag arbeider godt og konstruktivt med avvikshåndtering og oppfølging av disse ut mot våre leverandører.  F5 IT er selv opptatt av å se nye muligheter for løsningene de leverer og få innspill til forbedringer. Så vi stiller et spørsmål som er viktig både for oss og før løsningen Smart Deviation. Er dere fornøyde med Smart Deviaton så langt? – Ja, Smart Deviation lever godt opp til de kriteriene vi satte som krav til et avvikssystem. 

Avvikshåndtering satt i system 

Alle ISO-standarder har det til felles at de skal skape kontinuerlig forbedring innen ulike fokusområder gjennom avviksbehandling. Har bruk av avvikssystem vist seg lønnsomt for dere på noe vis? 
 Ja, absolutt. Vi får satt avvikshåndteringen i et system som gir oss mulighet for god oppfølging. Videre bidrar det til å sette fokus på de områder som ikke fungerer optimalt og avvikshåndteringen bidrar til løpende forbedringer. Avvikshåndtering er også lønnsomt. Det bidrar til at våre leverandører forbedrer sin leveranse der det er potensiale for det, noe som gir økt kundetilfredshet. Vi opplever også besparelser i forhold til at avvikshåndteringen bidrar til å avdekke feil knyttet til kalkulasjon, legger Amundsen til. 

Avvikshåndtering satt i system.

Ikke smertefritt

I en kronikk skrevet av eavisen Computerworld understrekes det blant annet at å lykkes med digitalisering ikke er et teknologispørsmål. Øyvind Grøndalen påpeker at det er like viktig å sikre at teknologien blir utnyttet på best mulig måte. – Et viktig argument for at digitalisering skal drives nedenifra og opp er at de ansatte er eksperter på sine arbeidsområder, skriver Grøndalen.
Les hele artikkelen fra Computeworld her:  http://www.cw.no/artikkel/kronikk/lykkes-med-digitalisering-ikke-et-teknologi-sporsmal

Tips og råd fra Tryg Forsikring

Vi nærmer oss slutten av intervjuet. Har dere noen gode råd dere vil dele til de som skal bli gode på å registrere avvik? Amundsen tenker seg litt om før hun svarer.
– Fokus, fokus, fokus og å synliggjøre gevinstene av det å drive med systematisk avvikshåndtering over tid. Å melde et avvik kan i første runde føles som sløsing med tid, men gevinsten av å gjøre dette, er at vi opplever forbedring og dette sparer vi tid og penger på i det lange løp.
Les mer om Smart Deviation her 

Kom i gang med avvikshåndtering

Det er et kjent fenomen at det ikke alltid er en enkel sak å komme i gang med å registrere avvik, selv om systemet er enkelt å ta i bruk. Det er ingen tvil om at Tryg Forsikring har gjort en god innsats for å tilrettelegge og innføre rutiner som gjør at systemet tas i bruk både internt og eksternt. Resultatet av god avvikshåndtering er økt kvalitet og læring, forbedring og på sikt, økonomiske besparelser. Avvikssystemet Smart Deviation er utviklet av F5 IT sine egne utviklere som har stort fokus på brukergrensesnitt og hvordan det kan tilrettelegges den enkelte bransje. Vi deler gjerne erfaringer og råd til de som vurderer å ta i bruk system for avvikshåndtering.
Les mer om F5 IT og ta kontakt 

Fakta om Tryg forsikring

  • Tryg Forsikring er Nordens nest største skadeforsikringsselskap, med aktiviteter i Danmark, Norge og Sverige.
  • Tryg har ca 1000 ansatte i Norge, med norsk hovedkontor i Bergen. Hver dag sikrer vi med våre leveranser, trygghet for mer enn 3 millioner privatpersoner og mer enn 140 000 virksomheter.
  • Tryg Forsikring sin purpose er: «I en verden som forandrer seg, gjør vi det enklere å være trygg.» 

Fakta om avvikshåndtering er hentet her https://simpli.no/fagomrader/avviksbehandling/ og her
https://insights.syscomworld.com/2017/11/24/avvikshandtering-dette-ma-du-vite/

Leave a Reply